KTPM新益為TPM咨詢公司概述：有人說(shuō)，TPM管理只適用于制造業(yè)的車間，殊不知，這種想法是多么的幼稚可笑，如今，TPM管理體系已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)，包括企業(yè)的事務(wù)間接部門。今天我們就來(lái)談?wù)勂髽I(yè)事務(wù)間接部門為何要實(shí)施TPM管理。

　　事務(wù)間接部門TPM管理

　　什么是事務(wù)間接部門？事務(wù)間接部門是指以性產(chǎn)廠的概念來(lái)談間接部TPM的做法，基本上可將事務(wù)間接部門視為一座業(yè)務(wù)廠， 也有人稱之為“文件作業(yè)工廠”；因此，如何發(fā)揮部業(yè)務(wù)職能，以滿足其他部門的業(yè)務(wù)需求，這是事務(wù)間接部門實(shí)施TPM管理時(shí)必須把握的基本原則。

　　從這個(gè)角度分析可以發(fā)現(xiàn)，事務(wù)間接部門和制造工廠類似，同樣存在著不少事務(wù)效率損失。在TPM管理中事務(wù)間接部門，最有代表性的損失有三大類：品質(zhì)損失、時(shí)間損失和物量損失。

　　一、品質(zhì)損失

　　事務(wù)間接部門所制作的傳票、報(bào)告文件的品質(zhì)，對(duì)根據(jù)這些文件采取具體行動(dòng)的生產(chǎn)部門具有很重要的意義。一旦出現(xiàn)文件傳送錯(cuò)誤或遺漏的情況，就很可能造成品質(zhì)損失。例如，傳票的記載事項(xiàng)有錯(cuò)誤、記載欄位有遺漏，都比較容易發(fā)生問題。在事務(wù)間接部門中發(fā)現(xiàn)這種錯(cuò)誤時(shí)，還能重寫或補(bǔ)足，但是已經(jīng)造成時(shí)間的損失。

　　如果有錯(cuò)誤、遺漏的傳票流到后續(xù)流程，帶來(lái)的損失可能會(huì)很大，尤其在現(xiàn)今電腦化程度很高、資訊流通速度極快的情況下，當(dāng)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，資料可能已經(jīng)被嚴(yán)重誤用，由此花在補(bǔ)救措施上的成本往往是人工作業(yè)時(shí)期的數(shù)十倍甚至無(wú)可計(jì)數(shù)。因此，避免不良品流到后續(xù)流程是事務(wù)間接部門工作的基本原則。

　　二、時(shí)間損失

　　由于管理混亂或者工作處理不當(dāng)，會(huì)浪費(fèi)很多工作時(shí)間，形成時(shí)間損失。時(shí)間損失的可能情況包括事務(wù)處理延誤的時(shí)間損失、尋找文件和檔案的時(shí)間損失、情報(bào)信息提供延誤的時(shí)間損失以及會(huì)議時(shí)間的損失。

　　1、尋找文件和檔案的時(shí)間損失

　　尋找文件和檔案的時(shí)間是最典型的時(shí)間損失，在事務(wù)間接部門的日常工作中大量存在。在實(shí)際工作過(guò)程中，尋找自己的文件相對(duì)比較容易，但要尋找別人的文件就需要花費(fèi)較多的時(shí)間。如果文件的管理者正好不在，無(wú)法迅速取到文件，很可能會(huì)耽誤重要的事務(wù)。

　　為了解決尋找文件和檔案的時(shí)間損失問題，通常可以采用共同資料流通的管理辦法，徹底做到無(wú)個(gè)人文件和檔案，對(duì)工作中涉及的文件和檔案集中進(jìn)行分類和整理，并進(jìn)行有效的標(biāo)識(shí)。同時(shí)，按照5S管理的要求對(duì)文件實(shí)施定位管理，將重要文件放在規(guī)定的地方，并定時(shí)清除無(wú)用的文件，從而節(jié)省文件和檔案的查找時(shí)間。

　　2、事務(wù)處理延誤的時(shí)間損失

　　在事務(wù)間接部門中，經(jīng)常由于事務(wù)處理不夠及時(shí)，造成了明顯的時(shí)間損失。例如，月底所進(jìn)行的事務(wù)處理與結(jié)果報(bào)告應(yīng)該及時(shí)送達(dá)經(jīng)營(yíng)階層和管理階層，如果中間有所拖延，必然會(huì)造成行動(dòng)的延遲。

　　由于事務(wù)處理延誤往往會(huì)導(dǎo)致企業(yè)失去市場(chǎng)，因此這類時(shí)間損失是事務(wù)間接部門最需要考慮解決的問題。在事務(wù)間接部門推行TPM，要求任何文件在任何部門的停留時(shí)間不超過(guò)60分鐘，這樣就能大大提高企業(yè)事務(wù)處理的速度，產(chǎn)生的效果往往比在生產(chǎn)部門實(shí)施TPM管理大得多。

　　4、會(huì)議時(shí)間的損失

　　最大的時(shí)間浪費(fèi)往往都是會(huì)議時(shí)間的損失。統(tǒng)計(jì)資料表明，由于事先缺乏從事改善的愿望，幾乎90％以上的企業(yè)內(nèi)部的90％以上的會(huì)議都是沒有效率的。因此，如何減少會(huì)議時(shí)間的損失是事務(wù)部門亟待解決的重大課題。

　　為了減少會(huì)議時(shí)間損失，事務(wù)間接部門應(yīng)該堅(jiān)定改善的決心，大力開展TPM管理活動(dòng)，只召開有必要的會(huì)議。在會(huì)議中，要避免會(huì)議的冗長(zhǎng)而毫無(wú)結(jié)果，提高會(huì)議的效率。

　　3、情報(bào)信息提供延遲時(shí)間的損失

　　任何科學(xué)決策都是建立在充分詳細(xì)的情報(bào)信息基礎(chǔ)之上。企業(yè)的最高階層正確地認(rèn)識(shí)現(xiàn)狀，預(yù)測(cè)環(huán)境的變化，考慮各種方案并預(yù)測(cè)其影響時(shí)，必須參考適時(shí)、適量的情報(bào)。情報(bào)信息提供的時(shí)間非常重要，如果情報(bào)提供延誤，制定的決策比對(duì)手慢一步，就可能會(huì)使企業(yè)陷入危機(jī)。

　　JIT管理即恰恰趕上零庫(kù)存生產(chǎn)管理，這種管理方式的基本核心就是消除來(lái)自于庫(kù)存、生產(chǎn)運(yùn)作過(guò)程的浪費(fèi)，是一個(gè)拉動(dòng)系統(tǒng)，即上一道工序的加工品種、數(shù)量和時(shí)間由下一道工序的需求確定，零部件供應(yīng)商的交貨品種、數(shù)量和交貨時(shí)間由生產(chǎn)組裝線的進(jìn)度需求來(lái)確定。

　　制造現(xiàn)場(chǎng)所進(jìn)行的適時(shí)管理也可以推廣使用到事務(wù)間接部門。通過(guò)在間接部門實(shí)施文件傳遞的適時(shí)管理，就可以有效地節(jié)省文件管理的時(shí)間，避免造成情報(bào)信息提供延誤的損失。

　　三、物量損失

　　1、物量損失狀況

　　當(dāng)我們進(jìn)入很多企業(yè)部門的辦公室，經(jīng)常可以看到辦公桌上及周邊的文件堆積如山，員工埋首于文件堆中勤奮工作的情景。或許這種景象會(huì)給人一種工作忙碌的感覺，但實(shí)際上這是公司或部門尚未實(shí)施TPM管理的表現(xiàn)。

　　工作場(chǎng)所中文件堆積，給原本狹窄的辦公室造成更大的壓迫感。長(zhǎng)期在這種場(chǎng)所辦公的員工工作效率必定不高，員工的情緒、健康也都會(huì)受到不良的影響。對(duì)工廠而言，這些文件就好像成品或半成品在庫(kù)，降低庫(kù)存是生產(chǎn)管理中極重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，在事務(wù)間接部門也不能忽視這種在庫(kù)問題。

　　我們都知道，TPM管理的核心是全員參與，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)“零”化管理。只要企業(yè)有浪費(fèi)、有損失，TPM管理就有用武之地，TPM管理就適合你的企業(yè)。